Корреспонденция, приходящая в адрес гостей, должна быть незамедлительно вручена гостю. Корреспонденцию обычно принимает дежурный администратор и полностью за нее отвечает. Начиная дежурство, администратор обязан проверить, какая почта находится в шкафу для писем и сравнить их с заказами на данный день, чтобы проверить, нет ли почты для кого-либо из приезжающих в этот день.

Гостиничное хозяйство. Корреспонденция

Письма в гостинице хранятся обычно 3 месяца, после чего главный администратор производит уничтожение корреспонденции, не имеющей обратного адреса, составляя при этом акт и список уничтоженных писем. Эти протоколы главный администратор хранит у себя на случай, если потребуется дать какое-либо разъяснение.

Работник службы на этаже, получивший от администратора почту для вручения ее гостю, отвечает за немедленную ее доставку. Принимая во время дежурства от кого-либо письма для гостей гостиницы, администратор обязан решить, что сделать с этим письмом в случае, если гость уже не проживает в гостинице, о чем необходимо сделать запись в книге дежурств для следующей смены.
Дежурный администратор принимает также корреспонденцию, адресованную предприятию (в нерабочее время секретариата). Телеграммы, адресованные предприятию, он обязан немедленно вскрыть для того, чтобы узнать, нет ли там заявки или отмены заказа на этот день. Принимая телеграммы для гостиницы, он обязан пометить на них дату и время приема. Остальную корреспонденцию, адресованную предприятию, дежурный администратор передает после окончания дежурства секретарю директора.

В соответствии с действующими правилами у администратора должна находиться «книга жалоб и предложений», которую дежурный старший администратор обязан выдавать по первому требованию гостя, недовольного обслуживанием в гостинице. Единственным случаем, оправдывающим отказ в выдаче книги, является факт, когда гость находится в нетрезвом виде.

Перед выдачей книги дежурный старший администратор должен переговорить с гостем, стараясь выяснить причину его недовольства и по мере возможности решить вопрос в соответствии с желанием гостя. Если гость сделает запись в книге жалоб и предложений, дежурный старший администратор обязан доложить об этом главному администратору при сдаче дежурства и по его требованию написать письменное объяснение. На каждую запись в книге жалоб и предложений предприятие обязано письменно ответить сделавшему запись не позднее чем через 30 дней со времени записи, помещая такой же ответ в книге.

Склад вещей, найденных на территории гостиницы или утерянных гостями, посетителями или работниками предприятия, должен находиться в одном месте. Его может возглавлять заведующий этажами или бригадир носильщиков, в зависимости от распоряжений директора предприятия.
Работник, отвечающий за склад найденных вещей, обязан вести книгу - список найденных вещей и книжку квитанций, выдаваемых нашедшим вещи. В книге - списке найденных вещей следует записывать следующие данные: дату, время и место, где найден предмет, номер квитанции, выданной нашедшему, описание предмета, дату и сведения о получателе, расписке о получении, дату отправки неполученного предмета в городское бюро найденных вещей. На основании имеющихся данных дирекция гостиницы обязана сообщить владельцу об обнаружении принадлежащих ему предметов и по его просьбе (с оплатой понесенных расходов гостиницей) выслать найденные предметы по указанному адресу.

Счетчик