При групповой заявке приложен список участников, то нельзя принимать отказ лишь от какого-то количества мест, без одновременного сообщения фамилий лиц, которые не приедут. Практика показывает, что при плохо организованных съездах и конференциях администратор не может справиться с ошибками, возникшими по вине организаторов, за которые участники предъявляют претензии к гостинице.

Гостиничное хозяйство. Снятие номера

Размещение участников больших съездов (занимается более 25% общего числа мест в гостинице) является для гостиницы делом, требующим больших усилий и нарушающим нормальный ход работы администрации. Принимая такие съезды и конференции, следует стремиться к тому, чтобы получить помощь со стороны организаторов этих съездов и конференций, как, например, двух экземпляров списков участников, содержащих данные, необходимые для оформления коллективной прописки группы, помощь при приеме участников съезда и распределении мест. Большим облегчением для гостиницы при размещении всевозможных съездов является выставление одного счета организатору съезда и отказ в приеме наличных денег от отдельных участников.
Заявки на номера в гостинице принимает обычно главный администратор на основании указаний дирекции. Главный администратор может поручить прием некоторых или даже всех заявок старшему счетному работнику или старшему администратору, выполняющему функции заместителя главного администратора.

Работник, принимающий заявки на гостиницу, ведет «книгу заявок», или «график заселения гостиницы», а также «папку-календарь» заявок на отдельные дни месяца, передавая ежедневно утром принимающему дежурство старшему администратору заявки для выполнения на данный день с необходимыми разъяснениями и указаниями. Очень важно, чтобы дежурный старший администратор был с утра информирован о том, будут ли у него свободные места или он должен обеспечить себе номера в других гостиницах, чтобы выполнить все имеющиеся заявки. Заявки на текущий день принимает непосредственно старший администратор на собственную ответственность.

Старший администратор, занимая свое рабочее место, должен чувствовать и вести себя как настоящий хозяин, вежливо встречающий гостей, старающийся им оказать помощь и доброжелательность. Конечно, трудно встречать каждого проходящего мимо него гостя, но всегда следует проявить вежливость и приветствовать гостя хотя бы легким поклоном головы. Вежливость, оказанная гостю, обязывает и его в некоторой степени к тому же; это создает теплую атмосферу, в которой легче работать, свидетельствует о культуре и профессиональном мастерстве персонала администрации.

Выяснив пожелания гостя и найдя его заявку или установив, что гость приехал без заявки, дежурный старший администратор выделяет номер, информируя его о характеристике и цене выделенного номера. В случае согласия гостя на предоставленный ему номер он приступает к выписке квитанции на оплату, выясняя, сколько дней гость намерен остаться в гостинице, а в случае заявки в кредит просто вручает ключ от номера (если он свободен и убран). В последнем случае то же следует установить и записать в гостиничной книге предполагаемое время пребывания гостя в гостинице.

Счетчик