Администратор (младший администратор) подчиняется старшему администратору, с которым вместе находится на дежурстве.

Гостиничное хозяйство. Младший администратор

Администратор ведет гостиничные книги (дневники), алфавит или картотеку гостей, книгу расчетов за прописку, учет телеграмм гостей, отправляемых через коммутатор гостиницы, книгу расписки за получение ключей от конторы и хозяйственных помещений.

В обязанность администратора входит:
1) выдача и прием от гостей ключей от номеров;
2) совместно с дежурными горничными выявление освободившихся номеров и подготовка их к заселению;
3) информация гостей о местном транспорте (трамвай, автобус и т. д.), а также железнодорожном, автобусном, авиационном, о репертуаре кино и театров, спортивных и массовых мероприятиях, паспортных правилах, обмене валюты, адресах органов власти и учреждений, дипломатических представительств, местах развлечений (ресторанах, кафе) и т. п.;
4) прием и надзор за вручением корреспонденции гостям гостиницы и отправление их корреспонденции в соответствии с действующей в данном предприятии особой инструкцией;
5) замещение старшего администратора в случае его временного отсутствия;
6) заполнение анкет прописки и выписки иностранных гостей на основании паспортов. Контроль правильности составления списков на прописку, составляемых сопровождающими;
7) постоянная забота о репутации и марке гостиницы;
8) выполнение различных поручений старшего администратора;
9) выполнение функций старшего администратора;
10) точное соблюдение правил внутреннего распорядка. Администратор обязан быть на службе в форменном мундире и заботиться о своем внешнем виде и эстетике рабочего места. Он должен быть всегда вежливым, тактичным, выдержанным и сохраняющим чувство собственного достоинства. Материальная ответственность администратора определяется особым распоряжением. В зависимости от принятой системы внутренней организации администрации деятельность как старшего администратора, так и администратора подвергается соответствующему изменению.

В больших гостиницах за границей, а до недавнего времени и в больших гостиницах «Орбиса» в Польше применялась система администраторов на этажах. Старший администратор - распорядитель главной администрации в этих гостиницах только выписывает номера и занимается регистрацией паспортов, заполняя анкету на гостя, а всеми дальнейшими формальностями (получение платы, выписывание счетов, ведение журнала) и заботой о госте, во время его проживания в гостинице, занимается администратор на этаже. Система администрации на этажах очень распространена в СССР.

Старший счетный работник администрации подчиняется непосредственно главному администратору. Он занимается систематической текущей проверкой правильности записей в гостиничных книгах и их соответствия с кассовыми рапортами, а также выставляет счета за предоставленные гостиничные услуги в кредит.
Старший счетный работник администрации ведет контроль за ведением гостиничных книг, учет выставленных кредитных счетов, учет ночных переработок сотрудниками администрации, службы на этажах и у входа, учет сверхурочных часов и переработок сотрудников администрации, книжный учет полученных администрацией и работниками на этажах материалов и движимого имущества, ежемесячный отчет о выполнении гостиницей плана.


В обязанность старшего счетного работника входит:
1) контроль за соответствием счетов за телефонные переговоры и получением администрацией денег за эти переговоры;
2) обеспечение администрации необходимыми канцелярскими материалами, бланками и документами строгой отчетности;
3) текущий инструктаж работников администрации в деле правильного ведения записей в гостиничных книгах и правильности выставления счетов за предоставленные услуги;
4) периодический контроль записей администраторов в валютном реестре и определения оставшегося сальдо у иностранца после уплаты счета за гостиницу;
5) постоянное ведение «учета предоставленных гостям услуг» в кредит, ведение переписки администрации, хранение дел;

Счетчик