Внутренняя организация и функции отдельных работников этих служб в разных гостиницах бывают различными, но основные функции везде одинаковы. Администрация решает все вопросы, связанные с размещением гостя в гостинице (прием заявок, выделение номера, взимание платы за проживание), а также вопросы, связанные с пребыванием гостя в гостинице, как например, информация, отправка корреспонденции гостя, вызов такси, хранение ценностей, разбор претензий, выполнение мелких поручений и т. п.

Гостиничное хозяйство. Администрация

Коммутаторная соединяет гостей с городом, принимает и выполняет заказы на междугородние переговоры, выставляя за них счета, дает некоторую информацию, принимает и отправляет телеграммы. Служащие первого этажа поддерживают порядок у входа, наблюдают за движением входящих и выходящих, занимаются переноской багажа гостей, перевозят лифтами гостей и их багаж, вызывают такси, выполняют мелкие поручения гостей (покупка билетов, передача писем и посылок и т. п.).

Служащие на этажах поддерживают порядок в жилой части гостиницы и местах общего пользования, выполняют мелкие поручения гостей, такие, как чистка одежды и обуви, предоставление дополнительных полотенец, одеял и т. п., оформление мелких покупок в местном киоске или буфете, удовлетворение мелких претензий гостей, касающихся чистоты или недостатков в оборудовании занимаемого номера.
Главный администратор (в гостинице, где нет заместителя директора по гостинице) подчиняется непосредственно директору гостиницы и замещает его при решении вопросов, касающихся работы гостиницы. Он организует, контролирует и координирует работу подчиненных ему служб.

В обязанности главного администратора входит:
1) проявление инициативы в деле введения наиболее совершенных форм и методов работы с учетом собственных наблюдений, предложений коллектива сотрудников и пожеланий гостей;
2) обеспечение образцовой чистоты и эстетичного вида всех помещений жилой части гостиницы, обращая особое внимание на холл первого этажа, комнаты администрации и салона-читальни для проживающих в гостинице;
3) систематический инструктаж и воспитание подчиненного персонала для выработки у него профессиональных навыков в обслуживании: вежливость, чувство собственного достоинства, такт и т. д.;
4) обеспечение опрятного и эстетичного вида всех работников гостиницы, наблюдение за ношением ими форменной служебной одежды и выполнением инструкций по гигиене и безопасности труда;

Разработка предложений к текущим плановым заданиям по содержанию гостиницы в надлежащем состоянии в объеме, указанном директором предприятия; разработка предложений по пополнению и модернизации оснащения и технического оборудования гостиницы; составление отчетно-статистических материалов о деятельности гостиницы по форме, установленной директором предприятия. систематический контроль за работой подчиненного персонала и ведением документации, обращая особое внимание на дневные рапорты использования номеров, кассовую отчетность, счета за предоставленные услуги, книги жалоб и предложений! регистрацию иностранных гостей, учет валюты. Периодический контроль гостиничных книг (дневников), учет телефонных разговоров, документации у заведующих этажами; обеспечение администрации необходимыми печатными бланками и информационными материалами; организация и контроль за предоставлением дополнительных услуг гостям, таких, как доставка проездных билетов и билетов на культурные мероприятия, вызов автомобилей, осмотр города и пригородов, покупка цветов и сувениров, обмен валюты (если гостиница не имеет собственной кассы по обмену валюты) и т. п.; непосредственный прием заявок на размещение, ведение графиков заселения гостиницы и книги учета заявок; наблюдения за своевременной и надлежащей подготовкой номеров для массовых мероприятий, съездов и т. п., периодический контроль за подготовкой номеров служащими этажей; анализ и обоснование всевозможных причин по неиспользованию фонда номеров; обработка корреспонденции, направленной предприятиями по вопросам размещения и пребывания гостей; разбор всевозможных заявлений и жалоб гостей, касающихся деятельности гостиничных служб.

Счетчик