Формальное обязательство оплаты стоимости за одни сутки бронирования номеров в случае их неиспользования или несвоевременного отказа; указание отделения банка и номера счета заказчика; указание способа оплаты: наличными, перевод, инкассо; точное определение дополнительных условий, как, например, определение лимита на размещение одного человека (таких ограничений, сильно затрудняющих работу администрации, следует избегать), стоимости украшения здания флагами иностранных государств, стоимости украшения комнаты цветами, покупки и доставки в номер папирос, сладостей, освежающих напитков, открыток и почтовых марок и т. п., а также формы оплаты гостями стирки, телефона, ванны и т. д.; точный адрес и телефон заказывающего, желательна и фамилия лица, занимающегося этими вопросами; гарантийное письмо за подписью главного бухгалтера заказывающего учреждения вместе с подписью директора или руководителя.
Каждая принятая заявка на размещение должна иметь дату приема и подпись того, кто ее принял, для того чтобы в случае необходимости установить материально-ответственное лицо за неправильный прием заявки. Если в гостинице имеется «книга заявок», то каждое поручение должно быть немедленно записано в эту книгу и должно иметь порядковый номер, а сама заявка кладется в папку-календарь под определенную дату.

Гостиничное хозяйство. Заявки

Кроме указанных выше заявок, передаваемых предприятиями и учреждениями, могут быть заявки от частных лиц. Вопреки установившейся в Польше практике нет никаких оснований для отказа в приеме таких заявок, необходимо только следить, чтобы в заказе были сообщены указанные выше данные и чтобы он содержал формальное обязательство уплаты за одни сутки за заказанные номера в случае их неиспользования или несвоевременного письменного отказа.

Такая заявка должна иметь подпись заказывающего, которую необходимо проверять, сравнивая указанный им адрес места жительства с адресом, указанным в паспорте. Такие действия полностью гарантируют предприятие от убытков вследствие неиспользования зарезервированных частной заявкой номеров.

Заявки могут также поступать и по почте - в форме писем и телеграмм. Как правило, гостиница не обязана всегда их выполнять, но хорошие обычаи требуют, чтобы администратор даже в случае такого одностороннего, не подтвержденного гостиницей заказа старался разместить гостей в своей или соседней гостинице. Так как гостиница пе может нести убытки, то ее нельзя обязывать держать на брони номера, не имея официального заказа, на основании которого не представляется возможным выслать счет за неиспользованный номер.

Очень хорошей формой заказа номеров в гостиницах является высылка телеграмм с оплаченным ответом. В этом случае гостиница, не неся никаких дополнительных расходов, может подтвердить бронирование или сообщить клиенту о невозможности выполнения заявки, с одновременным сообщением ближайшего возможного срока. В международных связях существует специальный телеграфный ключ для заказа номеров в гостиницах. Такой ключ в Польше применяется с января 1960 г. При пользовании этим ключом следует сообщать: количество номеров и мест, приблизительную дату приезда, время пребывания (одна ночь или продолжительное время), фамилия и точный адрес заказывающего. Применение такого ключа дает значительную экономию.

Отказ от поданных и принятых заявок должен, как правило, производиться в письменном виде, что исключает недоразумения и неожиданности. Следует придерживаться установленных сроков отказов, о чем необходимо заранее предупреждать клиентов при приеме заявок.

Счетчик